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E-Rechnung:

Wichtige Informationen zur Umstellung der Konto- & Darlehnsabrechnungen für Firmenkunden

Ab dem 01. Januar 2027 stellen wir unsere Abrechnungen für Firmenkunden auf die gesetzlich vorgeschriebene E-Rechnung um. 

Das bedeutet für Sie:

  • Die Abrechnungen erhalten Sie künftig ausschließlich in Ihrem elektronischen Postfach oder über Ihre Zahlungsverkehrssoftware (HBCI/FinTS oder EBICS).
  • Eine Übermittlung der Rechnungen an eine von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse ist nicht möglich.
  • Ein Versand der Abrechnungen per Post ist ab diesem Zeitpunkt ebenfalls nicht mehr möglich.
  • Für den Zugriff benötigen Sie einen Online-Zugang zu Ihren Geschäftskonten.

Was Sie jetzt rechtzeitig erledigen sollten:

  • Prüfen Sie bitte, ob für Sie bereits ein Online-Zugang sowie ein elektronisches Postfach eingerichtet ist und Sie hierüber Ihre Geschäftskonten verwalten können. Falls noch nicht vorhanden, richten Sie beides zeitnah ein. 
 
  •  Hinweis für Unternehmen: Der Online-Zugang wird nicht für das Unternehmen selbst eingerichtet, sondern für eine vertretungs- oder verfügungsberechtigte natürliche Person.
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Fragen und Antworten zur E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

  • Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und sich automatisiert weiterverarbeiten lässt. Eine einfache PDF-Datei, ein Scan oder ein Foto einer Papierrechnung gilt nicht als E-Rechnung.

    Kurz erklärt:

    • E-Rechnung = strukturierte, maschinenlesbare elektronische Rechnung
    • PDF, JPG, TIFF oder DOCX = keine E-Rechnung im rechtlichen Sinn
    • Ziel = automatische Verarbeitung, weniger manuelle Arbeit, mehr Effizienz
Welche Formate sind für die E-Rechnung relevant?

  • ZUGFeRD: Hybridformat aus lesbarem PDF und strukturierter XML-Datei. Es ist sowohl für Menschen als auch für IT-Systeme gut nutzbar.

    XRechnung: Rein strukturiertes XML-Format zur automatisierten Verarbeitung. Für die Anzeige wird meist spezielle zusätzliche Software benötigt.

    EDI: Standardisierter elektronischer Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen. Häufig genutzte Standards sind beispielsweise EDIFACT und UBL. EDI-Formate müssen ab dem 01.01.2028 die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen.

Welche Konten und Abrechnungen von Firmenkunden sind betroffen?

  • Die Umstellung betrifft u.a. die folgenden Abrechnungen:

    Kontokorrent-, Darlehens-, Aval- und Depotkonten sowie weitere MWSt-pflichtigen Dienstleistungen.

Erhalten auch Privatkunden eine E-Rechnung?

  • Privatkunden, die ihre Kontoauszüge bereits elektronisch erhalten, bekommen ihre Abrechnungen ebenfalls als E-Rechnung. Für sie ändert sich dadurch im Wesentlichen nichts. Die Abrechnung lässt sich wie gewohnt als PDF öffnen.

Wann erhalte ich meine E-Rechnungen?

  • Die Kontoabrechnungen werden weiterhin (in der Regel monatlich) zum Monatsende als E-Rechnung bereitgestellt.

In welchem Format stellt die Volksbank Westmünsterland eG die E-Rechnung bereit?

  • Wir verwenden das hybride ZUGFeRD-Format. Sie erhalten eine gewohnt lesbare PDF-Datei, in die zusätzlich eine maschinenlesbare XML-Datei mit allen Rechnungsdaten eingebettet ist.

Was passiert, wenn ich meine E-Rechnungen nicht abrufe?

  • Ihre E-Rechnungen werden in jedem Fall im elektronischen Postfach bereitgestellt und dort gespeichert. Sie können sie also auch später jederzeit einsehen und herunterladen. Für die steuerrechtlich vorgeschriebene Aufbewahrung sind Sie als Unternehmen jedoch selbst verantwortlich – bitte übernehmen Sie die E-Rechnungen deshalb regelmäßig in Ihr eigenes Archiv.

Wo finde ich meine E-Rechnungen im Kundenportal und in der VR Banking App?

  • Sie finden sie im Kundenportal und in der VR Banking App unter „Postfach“.

Wie rufe ich meine E-Rechnungen per HBCI/FinTS ab?

  • Richten Sie in Ihrer Zahlungsverkehrssoftware für jedes betroffene Konto einen Abrufauftrag für elektronische Kontoauszüge im PDF-Format ein. In der Regel handelt es sich um die Auftragsart HKEKA.

    Profi cash: Wählen Sie „Datentransfer“ > „Job erstellen“ > „Elektronische Kontoauszüge abholen“ und stellen Sie als Ausgabeformat „PDF“ ein. Die angelegten Abrufaufträge sehen Sie anschließend in der Datenübertragung.

    BankingManager: Öffnen Sie die Umsatzübersicht des jeweiligen Kontos, wechseln Sie auf den Reiter „Kontoauszüge“ und klicken Sie auf „Kontoauszüge abrufen“.

    Über den Reiter „Kontoverwaltung“ haben Sie die Möglichkeit, den Abruf zu automatisieren.

Wie rufe ich meine E-Rechnungen per EBICS ab?

  • Legen Sie in Ihrer Software einen Abrufauftrag für elektronische Kontoauszüge als PDF-Datei an. In der Regel nutzen Sie dafür die Auftragsart BKI.

    Profi cash: Wählen Sie „Datentransfer“ > „Job erstellen“ > „Datei senden/holen“ und hinterlegen Sie bei den betreffenden Auftraggeberkonten die Auftragsart „BKI – Kontobezogene Informationen (PDF) abholen“. Der Abrufauftrag erscheint anschließend in der Datenübertragung.

Kann ich die E-Rechnung über ein Service-Rechenzentrum (SRZ) abrufen?

  • Nein. Ein Abruf über ein Service-Rechenzentrum ist seitens der Deutschen Kreditwirtschaft derzeit nicht vorgesehen.

Entstehen mir durch die Umstellung Kosten?

  • Nein. Die Bereitstellung Ihrer Abrechnungen als E-Rechnung ist für Sie kostenfrei.

Ändert sich etwas an meinen Kontoauszügen?

  • Nein. Ihre Kontoauszüge erhalten Sie weiterhin wie gewohnt. Wir empfehlen Ihnen jedoch, auch Ihre Kontoauszüge elektronisch abzurufen – so haben Sie alle Unterlagen digital an einem Ort. Wenn Sie die Umstellung auf die elektronischen Kontoauszüge wünschen, dann melden Sie sich gerne direkt bei Ihrem Berater.

Was ändert sich hinsichtlich meiner Terminalabrechnungen?

  • Die POS Terminal-Rechnung und die Abrechnungen Ihrer Kreditkartenakzeptanz wird Ihnen im XRechnungs-Format in zwei separaten E-Mails bereitgestellt. Ergänzend erhalten Sie auch ein Rechnungs-Duplikat im PDF-Format.

    Wichtig: Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Behörde handelt, benötigen wir zwingend Ihre Leitweg-ID. Bitte teilen Sie uns diese rechtzeitig mit.